【学芸員実習】博物館への電話のかけ方(例文付き)
お疲れ様です、あなっちゃんです。
今回の記事は、学芸員課程を履修している大学生を含む、学芸員資格習得を目指している人たちのために書いたものです。
実際に博物館へ電話をかける際に使える例文や、気をつけておきたい最低限のマナーについても触れていますので、ぜひ最後まで目を通してみてください。
博物館実習内諾の取り方
では早速、実習内諾の取り方の手順を書いていきたいと思います。
1 希望する実習先のHPを確認する
電話をかける前に、まず実習したい博物館が実習受け入れを行なっているかどうかを確認しましょう。
実習生募集に関する情報がアップされているのであれば、それをよく読み、書かれてあることに従って内諾を取ってみてください。
HP(ホームページ)を見たけど、実習に関して何も書かれていなかった!
という人もいるだろうと思います。(私もそうでした)
そんな人は自分で電話をかけて、実習受け入れを行なっているかどうかを、博物館の職員さんに訊ねる必要があります。
2 下書きを書く
実際に電話をかける前に、下書きを書いておきましょう。
何も用意せずに電話をかけてしまうと、伝えたいことを伝え忘れたり、何か急に質問されたときに戸惑ってしまうことがあります。
面倒くさい人は箇条書きでも良いので、言わなければならないことを簡単にメモってから電話をかけましょう。
備えあれば憂いなしです。
メモに最低限書いておいた方が良いことリスト
✔︎ 学校名
✔︎ 学部名
✔︎ 学年
✔︎ 自分の名前(漢字も説明できるように)
✔︎ その博物館を希望する理由(簡単に)
✔︎ 訊ねたいこと
✔︎ 伝えたいこと
3 電話番号を確認して実際に電話をかけてみる
下書きの用意が終わり、自分が電話で言うべきことが大体わかりましたか?
そしたら次は実際に電話をかけてみましょう。
HPなどで電話番号を確認し、かけ間違いのないようにしましょうね。
電話をするときは、近くに筆記用具を置き、いつでもメモが取れるような状態にしておきましょう。
例文として、私が実際に博物館へ電話をかけたときに使ったものを載せますので、よかったら参考にしてみてください。
例文
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お忙しいところすみません。
〇〇大学〇〇学部〇年の【名前】というものなのですが……
博物館実習の受け入れについてお尋ねしたいことがあり、お電話いたしました。
担当の方は、いらっしゃいますでしょうか?
職員さん:はい、代わりますね〜。
お願いします。
担当さん:はい(電話代わる)
お忙しいところすみません、
〇〇大学〇〇学部〇年の【名前】というものなのですが……
博物館実習の受け入れについてお尋ねしたいことがあり、お電話いたしました。
今、お時間よろしいでしょうか?
担当さん:良いですよ〜。
ありがとうございます。
私は現在、大学で学芸員過程を取っておりまして、
その実習先として、地元の博物館である〇〇博物館さんを希望しているのですが、
そちらで「学芸員実習の受け入れ」というのは、行なっておられますでしょうか?
担当さん:はい、大丈夫ですよ〜。
そうなんですか。ありがとうございます。
実習の期間とかっていうのは、今の時点で決まっていたりしますでしょうか?
担当さん:〜〜〜。
差し支えがないようであれば、夏休み期間中に5日間以上の実習をさせていただきたいと考えているのですが、大丈夫そうでしょうか?
担当さん:大丈夫ですよ。
あと、もう1つだけ確認させていただきたいことがありまして……。
後日、大学からそちらへ「実習の依頼文書」をお送りしたいと思っていて、
その依頼文書の提出期限が知りたいのですが、
いつまでに、そちらへお送りすればよろしいでしょうか?
担当さん:〇月くらいで大丈夫ですよ。
わかりました。
ではまた後日、大学の方からそちらへ書類をお送りしたいと思います。
よろしくお願いします。
お忙しいところすみませんでした。
ありがとうございました。
失礼します。
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立派な敬語を使おうとすると、口調が堅くなってしまい、自然と棒読みのようになってしまいますよね。
そうなってしまうと、相手に過剰に堅苦しい印象を与えてしまうかもしれません。
このくらい、失礼がない且つ少し柔らかな感じがベターだと思います。
ほんの一例ですが、よかったら参考にしてみてください。
気をつけておきたい電話のマナー
次に電話をかける際に気をつけておきたい最低限のマナーについて書いていきます。
電話をかける時間に注意する
博物館に電話をかける場合、避けた方が良い時間帯が3つあります。
・開館前または開館直後。
・昼休み真っ最中。(12時〜13時付近)
・閉館直前または閉館後。
この3つです。
博物館は、朝9時開館で夕方5時閉館のところが多いですよね。
よって1番の狙い目は11時前後、15時前後です。
しかし、どんな時間帯だとしても、電話をするときは「今お時間よろしいでしょうか?」というフレーズを必ず最初に入れ、相手の都合をきちんと伺いましょう。
自分の声に気を配ろう
自分の敬語大丈夫かなぁ〜と心配する前に、自分の声を心配しましょう。
電話の場合、あなたの印象は声のみで判断されます。
機嫌悪そうな声でボソボソ早口で話されても、相手は困ってしまいますよね。
声が小さい人は少し大きめに、
声が暗い人は少し明るめに、
早口な人は少し遅めに。
松岡◯造のように大声でキレよくハキハキと話す必要はありませんが、電話する際には相手が聞き取りやすいと思うような声を心がけてください。
メールを送っても良いの?
電話とメール、どっちが良いのか。
私も最初悩みました。
人に電話をするのが苦手だからです。
が、実習の内諾を取るときは、基本電話です。
しかし例外があって、それはあなたが実習したいと思っている博物館が「実習希望する人はメールを送ってね!」と言っている場合のみです。
メールを返信するときって意外に時間がかかりますよね。
メールで数回やり取りをするよりも、電話で直接訊ねる方が早く話が終わります。
博物館の職員さんたちは忙しいので、なるべく手間をかけさせない方法が良いですよね。
それに、重要な話は基本電話でするものなのだそうです。
最後に
内諾取りの電話をするのは緊張しますよね。
でも大丈夫。下書きを準備しておけば上手くいきます。
この記事を読んでいるあなたはきっと、電話に慣れていない人だろうと思います。
良かったですね。
良いチャンスじゃないですか。
自分で電話をかけて内諾を取るという経験は、必ず後の自信につながります。
成長の機会だとポジティブに捉えてみましょう!
博物館の職員さんは怖い人ばかりではないです。
むしろ、とても親切な方ばかりだと思います。
私が電話をかけたときに話した職員さんも、とても親切な方でした。
ほどほどリラックスして、ほどほど緊張して挑んでみましょう!
大丈夫、私もできたんですから!
それでは。